บทที่ 2 องค์กร การจัดการ และการตัดสินใจ

ความหมายขององค์กร
        กลุ่มคนที่รวมตัวกันเพื่อดำเนินการในกิจกรรมอย่างใดอย่างหนึ่งให้สำเร็จตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ในการรวมตัวจะต้องมีการจัดระเบียบการติดต่อ การแบ่งงานกันทำและต้องมีการประสานประโยชน์ของแต่ละบุคคลด้วยความหมายขององค์กรในลักษณะเป็นหน่วยงาน เพื่อประกอบกิจกรรม องค์กรในลักษณะนี้หมายถึงการรวมตัวของบุคคลจำนวนตั้งแต่ 2 คนขึ้นไป มาช่วยทำกิจกรรม โดยมีวัตถุประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่งที่แน่นอน มีสถานที่ทำงานเป็นหน่วยงาน มีวัสดุอุปกรณ์เครื่องมือและทรัพยากรต่าง ๆ เพื่อใช้ในการปฏิบัติงาน มีการจัดระบบความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลที่มาร่วมปฏิบัติงาน      ความหมายขององค์กรในลักษณะเป็นโครงสร้างของสังคม เพราะองค์กรเป็นศูนย์รวมของกิจการที่ประกอบขึ้นเป็นหน่วยงานเดียวกัน เมื่อหน่วยงานหลาย ๆ หน่วยงานรวมกันขึ้นจะมีลักษณะเป็นสังคม มี  การประสานกิจกรรมของกลุ่มบุคคลที่มีเป้าหมายร่วมกันให้บรรลุวัตถุประสงค์ตามที่ต้องการ

องค์กร แบ่งออกเป็น 4 ประเภท คือ องค์กรของรัฐ องค์กรธุรกิจ องค์กรรัฐวิสาหกิจ และองค์กรอาสาสมัคร        

1. องค์กรภาครัฐ องค์กรภาครัฐเป็นองค์กรที่มีวัตถุประสงค์เพื่อการให้บริการแก่ประชาชน โดยไม่หวังผลตอบแทนเชิงเศรษฐกิจ ตัวอย่างองค์กรภาครัฐ ได้แก่ กระทรวง ทบวง กรมต่าง ๆ เช่น กระทรวงศึกษาธิการ สำนักงานคณะกรรมการการอาชีวศึกษา การพัฒนาฝีมือแรงงาน เป็นต้น       

2. องค์กรธุรกิจ องค์กรธุรกิจเป็นองค์กรที่จัดทำขึ้นเพื่อดำเนินกิจกรรมทางการค้าและทางธุรกิจ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อแสวงหากำไร เช่น บริษัทห้างร้านต่าง ๆ ได้แก่ ธนาคาร ห้างสรรพสินค้า ห้างหุ้นส่วนจำกัด บริษัทจำกัด เป็นต้น       
3. องค์กรรัฐวิสาหกิจ เป็นองค์กรที่รัฐเป็นเจ้าของและมีวัตถุประสงค์ในการดำเนินการเชิงการค้าที่ไม่หวังผลกำไร เช่น องค์กรขนส่งมวลชนแห่งประเทศไทย การไฟฟ้าส่วนภูมิภาค การรถไฟแห่งประเทศไทย เป็นต้น       
4. องค์กรอาสาสมัคร เป็นองค์กรของเอกชนที่มีวัตถุประสงค์เพื่อสร้างสรรค์สังคมช่วยเหลือบรรเทาสาธารณภัย เช่น มูลนิธิร่วมกตัญญู มูลนิธิสายใจไทย เป็นต้น

องค์กรมีองค์ประกอบที่สำคัญ  ดังต่อไปนี้       

1. วัตถุประสงค์ (objective) หรือจุดมุ่งหมายในการก่อตั้งองค์กร  เพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติกิจกรรมหรือผลผลิตขององค์กร       

2. โครงสร้าง (stracture) องค์การจะต้องมีโครงสร้าง   โดยมีการจัดแบ่งหน่วยงานภายในตามหลักความชำนาญเฉพาะ  มีการกำหนดอำนาจหน้าที่และความสัมพันธ์ระหว่างภายในองค์การ

3. กระบวนการปฏิบัติงาน (process)  หมายถึง  แบบอย่างวิธีปฏิบัติที่เป็นแบบแผนคงที่แน่นอน  เพื่อให้ทุกคนในองค์การต้องยึดถือเป็นหลักในการปฏิบัติงาน       

4. บุคคล (person) องค์การจะต้องมีความเกี่ยวข้องกับบุคคลทั้งในลักษณะกลุ่มคนที่เป็นสมาชิกภายในองค์การ  ซึ่งต้องปฏิบัติหน้าที่ตามภารกิจที่ได้รับมอบหมาย  และยังต้องเกี่ยวข้องกับบุคคลภายนอกองค์การ  ซึ่งได้แก่  ผู้รับบริการและผู้ให้การสนับสนุน

 

ความหมายของการจัดการ ( Management )

           จากทรัพยากรพื้นฐานข้างต้น การที่จะประสานและดำเนินการให้ทรัพยากรถูกใช้ไปเพื่อบรรลุเป้าหมายขององค์การนั้นต้องผ่านกระบวนการจัดการ ซึ่งการจัดการ (Management) หมายถึง การดำเนินการในการวางแผนตัดสินใจ การจัดองค์การ การนำ และการควบคุมทรัพยากรพื้นฐานขององค์การ อันได้แก่ ทรัพยากร การเงิน สินทรัพย์ถาวร ข้อมูลและทรัพยากรมนุษย์ เพื่อจะช่วยให้องค์การบรรลุเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

ดังนั้น การจัดการจึงประกอบด้วยหน้าที่ทางการจัดการ 4 อย่าง ได้แก่
1.การวางแผน (Planning) คือ การกำหนดเป้าหมายที่องค์การต้องการบรรลุในอนาคตพร้อมกับวิธีการที่จะทำให้บรรลุเป้าหมายนั้น กระบวนการวางแผนประกอบด้วย การวิเคราะห์สถานการณ์ปัจจุบัน การคาดการณ์ในอนาคต การกำหนดเป้าหมาย วัตถุประสงค์ที่ต้องการบรรลุ วิธีการที่จะทำให้บรรลุวัตถุประสงค์หรือเป้าหมาย และยังรวมถึงการกำหนดกลยุทธ์ที่จะใช้ ซึ่งจะเห็นว่าการตัดสินใจเป็นส่วนหนึ่งของการวางแผน หน้าที่ในการวางแผนนี้ช่วยให้องค์การเตรียมตัวรับมือถึงสิ่งที่จะเกิดขึ้นในอนาคต
กรณีศึกษา เช่น สามารถเทลคอมวางแผนว่าภายใน 3 ปี รายได้ของบริษัทจะเติบโตเท่าตัวเป็น 7 พันล้านบาท โดยใช้ 3 กลยุทธ์หลัก คือ
1.1. สัญญาระยะยาวที่จะทำให้มีรายได้ที่มั่นคงในระยะยาว
1.2. ให้บริการเสริมต่อยอดบนเครือข่ายสื่อสารผ่านดาวเทียมที่มีอยู่
1.3. เติบโตด้วยการซื้อกิจการ

2.การจัดองค์การ (Organizing) เป็นการประสานทรัพยากรไม่ว่าจะเป็นทรัพยากรด้านการเงิน สินทรัพย์ถาวร ข้อมูล และมนุษย์ รวมทั้งทรัพยากรอื่นๆ ให้ทำงานประสานกันอันจะทำให้องค์การบรรลุเป้าหมายที่วางไว้ การจัดองค์การครอบคลุมถึงการกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบ จัดกลุ่มงานเป็นหน่วยงานต่างๆ การจัดสรรทรัพยากร รวมทั้งการจัดระบบการทำงานที่จะช่วยให้คนทำงานร่วมกันอย่างประสบความสำเร็จ

กรณีศึกษาเช่น เพื่อให้องค์กรได้บรรลุเป้าหมายตามที่ตั้งไว้ สามารถเทลคอมได้มีการจัดโครงสร้างองค์การออกเป็น 5 ธุรกิจ ได้แก่

2.1. ธุรกิจเครือข่ายสื่อสาร (Network Service) ให้บริการด้านเครือข่ายโทรคมนาคม และเครือข่ายด้านไอซีที
2.2. ธุรกิจบริการรับเหมาออกแบบและติดตั้งระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ (System Integration)
2.3. ธุรกิจพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ (E-business) เป็นการให้บริการซอฟต์แวร์เกี่ยวกับ อี-บิสิเนส ด้วยบริการอีอีไอ เว็บโฮสติ้ง บริการอี-เลิร์นนิ่ง
2.4. ธุรกิจบริการ ICT Outsourcing
2.5. ธุรกิจ IP Business โทรศัพท์ระหว่างประเทศผ่านโครงข่ายอินเทอร์เน็ต โดยที่สามารถเทลคอมจะหาพันธมิตรร่วมทุนจากต่างชาติเพื่อให้บริการ

3.การนำ (Leading) หมายถึง การกระตุ้นการทำงานของสมาชิกในองค์การเพื่อทำงานได้อย่างเต็มความสามารถ เป็นประโยชน์แก่ตนเองและองค์การ โดยการนำนั้นรวมถึงการติดต่อปฏิสัมพันธ์กับผู้อื่น ช่วยแนะนำแนวทางและสร้างแรงจูงใจให้สมาชิกในองค์การบรรลุเป้าหมายที่วางไว้

4.การควบคุม (Control) หมายถึง การติดตามตรวจสอบผลการทำงานและความก้าวหน้าที่เกิดขึ้นหากปราศจากหน้าที่นี้แล้ว องค์การจะไม่สามารถรู้ได้เลยว่าการดำเนินการนั้นเป็นไปตามที่วางแผนไว้หรือไม่ และการควบคุมช่วยให้ทราบว่าต้องมีการปรับเปลี่ยนอะไร อย่างไรบ้างเพื่อช่วยให้องค์การบรรลุเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล การควบคุมมีความสำคัญกับองค์การขนาดเล็ก กลาง ใหญ่ โดยที่เครื่องมือที่ใช้ในการควบคุมอาจแตกต่างกันไปตามความเหมาะสม องค์การขนาดเล็กอาจมีเพียงการจัดการทำงบการเงิน เพื่อตรวจสอบดูผลการดำเนินงาน ในขณะที่องค์กรขนาดใหญ๋อาจมีการตั้งหน่วยขึ้นมาเฉพาะสำหรับการควบคุม
กรณีศึกษา เช่น เทลคอมมีการตั้งกลุ่มงานเพื่อทำหน้าที่การควบคุมโดยเฉพาะ อันได้แก่ คณะกรรมการตรวจสอบฝ่ายตรวจสอบภายในคณะกรรมการดูแลกำกับกิจการ และคณะกรรมการบริหารความเสี่ยง เป็นต้น

การตัดสินใจ (Decision Making)

            การตัดสินใจ (Decision Making) หมายถึงกระบวนการเลือกทางเลือกใดทางเลือกหนึ่ง จากหลาย ๆ ทางเลือกที่ได้พิจารณา หรือประเมินอย่างดีแล้วว่า เป็นทางให้บรรลุวัตถุประสงค์ และเป้าหมายขององค์การ การตัดสินใจเป็นสิ่งสำคัญ และเกี่ยวข้องกับ หน้าที่การบริหาร หรือการจัดการเกือบทุกขั้นตอน ไม่ว่าจะเป็นการวางแผน การจัดองค์การ การจัดคนเข้าทำงาน การประสานงาน และการควบคุม การตัดสินใจได้มีการศึกษามานาน

ความสำคัญของการตัดสินใจ  การตัดสินใจเป็นกระบวนการที่จำเป็นและมีความสำคัญภาวะผู้นำในการบริหารงาน เป็นอย่างมากจนถือเป็นหัวใจของการบริหารงาน การบริหารหารโรงเรียนถึงแม้จะมีคำจำกัดความมากมายอย่างไรก็ตามแต่ สิ่งหนึ่งที่มีความหมายแท้จริงก็คือ การตัดสินใจและการนำการตัดสินใจไปดำเนินงานบริหารโรงเรียนเรื่องของการตัดสินใจเป็นสิ่งที่ผู้บริหารทั้งหลายไม่อาจหลีกเลี่ยงได้ ผู้บริหารจะต้องทำหน้าที่เกี่ยวกับการตัดสินใจหลายครั้งในวันหนึ่งๆบางครั้งก็มีความสำคัญถึงขั้นอยู่รอดหรืออยู่ไม่รอดของหน่วยงาน  บางครั้งก็เป็นเหตุให้กระทบกระเทือนถึงการทำงานของบุคคลอื่น ๆ  และยิ่งเป็นผู้บริหารระดับสูงจะต้องเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจตลอดเวลาและผลการตัดสินใจของเขาก็จะกระทบกระเทือนต่อคนเป็นจำนวนมากด้วยกัน ดังนั้นผลของการตัดสินใจของผู้บริหารไม่ว่าจะปรากฎออกมาดีหรือไม่ก็ตาม ผู้บริหารจะต้องรับผิดชอบผลที่จะเกิดขึ้นนั้นด้วย

👉กระบวนการตัดสินใจประกอบด้วย 4 ขั้นตอน คือ

1.การใช้ความคิดประกอบเหตุผล (Intelligence)   เป็นขั้นตอนที่รับรู้และตระหนักถึงปัญหาหรือโอกาสที่เกิดขึ้น ทำการรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับปัญหา นำข้อมูลมาวิเคราะห์และตรวจสอบเพื่อแยกแยะและกำหนดรายละเอียดของปัญหาหรือโอกา
2.การออกแบบ (Design)   เป็นขั้นตอนของการพัฒนาและวิเคราะห์ทางเลือกในการปฏิบัติที่เป็นไปได้ รวมถึงการตรวจสอบและประเมินทางเลือกในการแก้ปัญหา ซึ่งอาจใช้ตัวแบบเพื่อสร้างทางเลือกต่าง ๆ ในการแก้ปัญหา หรือออกแบบหนทางแก้ปัญหาที่ดีที่สุด
3.การคัดเลือก (Choice)   ผู้ตัดสินใจจะเลือกแนวทางเลือกที่เมาะสมกับปัญหาและสถานการณ์มากที่สุด โดยอาจใช้เครื่องมือมาช่วยวิเคราะห์ คำนวณค่าใช้จ่ายและผลตอบแทนของแต่ละแนวทางเพื่อให้เกิดความมั่นใจว่าได้เลือกแนวทางที่ดีที่สุด
4.การนำไปใช้ (Implementation)  เป็นขั้นตอนที่นำผลการตัดสินใจไปปฏิบัติและคิดตามผลของการปฏิบัติเพื่อตรวจสอบว่าการดำเนินงานมีประสิทธิภาพหรือมีข้อขัดข้องประการใด จะต้องแก้ไข้หรือปรับปรุงให้สอดคล้องและเหมาะสมกับสถานการณ์อย่างไร

ระดับของการตัดสินใจภายในองค์การ 

การตัดสินใจสามารถถูกจำแนกให้สอดคล้องกับระดับของการจัดการออกเป็น 3 ระดับ คือ
1.การตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ (Strategic Decision Making)  การตัดสินใจเชิงกลยุทธ์เป็นการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูง ที่ให้ความสนใจในอนาคต เช่น การกำหนดวิสัยทัศน์ขององค์การ การกำหนดนโยบายและการวางแผนระยะยาว เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนด โดยทั่วไปสิ่งแวดล้อมในการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูงจะมีการเปลี่ยนแปลงหรือมีความไม่แน่นอน และไม่สามารถกำหนดขั้นตอนการตัดสินใจที่ชัดเจนไว้ล่วงหน้าได้

2.การตัดสินใจเชิงยุทธวิธี (Tactical Decision Making) การตัดสินใจเชิงยุทธวิธีเป็นการตัดสินใจของผู้บริหารระดับกลาง ซึ่งจะเกี่ยวกับการจัดการเพื่อให้การดำเนินงานบรรลุตามเป้าหมายและวัตถุประสงค์ตามที่ผู้บริหารระดับสูงกำหนดไว้ การตัดสินในระดับนี้จะเกี่ยวข้องกับปัญหาในลักษณะแบบกึ่งโครงสร้าง เช่น กาจัดสรรทรัพยากรที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ การจัดสรรงบประมาณ การกำหนดการผลิต การกำหนดยุทธวิธีทางการตลาด การวางแผนงบประมาณระยะกลาง และการทำโครงการต่าง ๆ เพื่อให้สามารถบรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้

3.การตัดสินใจเชิงปฏิบัติการ (Operational Decision Making)  การตัดสินใจเชิงปฏิบัติการเป็นการตัดสินใจของผู้บริหารระดับปฏิบัติการหรือหัวหน้างานซึ่งเกี่ยวข้องกับงานประจำหรือการปฏิบัติงานเฉพาะด้านต่างๆ ที่เกิดขึ้นเป็นกิจวัตรเพื่อให้เกิดความมั่นใจว่าสามารถปฏิบัติงานเหล่านั้นได้ตามแผนที่วางไว้อย่างสำเร็จและมีประสิทธิภาพ เช่น การตัดสินใจในกระบวนการสั่งซื้อการควบคุมสินค้าคงคลัง การตัดสินใจในระดับนี้เป็นการตัดสินใจเกี่ยวข้องกับปัญหาลักษณะแบบมีโครงสร้าง ซึ่งหลักเกณฑ์และวิธีการต่าง ๆ สามารถกำหนดไว้ล่วงหน้าและทำการตัดสินใจได้โดยอัตโนมัติเนื่องจากจะเป็นปัญหาในเรื่องที่ซ้ำ ๆ กัน ตัวอย่างของการตัดสินใจ เช่น การกำหนดเวลาสั่งสินค้าคงคลังจำนวนวัตถุดิบที่จะสั่งซื้อแต่ละครั้ง การวางแผนเบิกจ่ายวัสดุ และการมอบหมายงานให้พนักงานเป็นรายบุคคล